Paroles d’expert : « Bonnes Pratiques Achats » par Xavier Jibidar et Christophe Gmyr, associés Jaicost

Guide des bonnes pratiques de Génie des Lieux

Mis en ligne le : 27 avril 2013

Dans le Guide des bonnes pratiques, proposé par Génie des Lieux, la parole est donnée à des experts. Dans cet extrait de l’édition 2013, les associés de Jaicost s'expriment sur la thématique des Bonnes Pratiques achats.

photo XJ et CG

La fonction achat s’est considérablement développée ces 10 dernières années. De plus en plus de postes budgétaires passent les fourches caudines des acheteurs des grandes et moyennes entreprises, mêmes si légitimement la priorité est donnée aux achats directs.

Dans le cadre des Achats de biens et de services liés aux métiers de l’environnement du travail, l’acheteur pourra intervenir sur différents métiers, qu’ils aient trait aux services aux occupants (accueil, restauration d’entreprise, sécurité, multiservice, conciergerie,  fitness), aux biens amortissables (cloisons, mobilier de bureau) ou aux services aux bâtiments (maintenance multi technique, ascenseur, travaux CET, CEA, logistique, espaces verts,..).

L’expertise de l’acheteur est complémentaire de celle du maitre d’œuvre de conception à qui l’on confie tout ou partie du processus achat. L’objectif de chacun restant d’offrir les meilleures conditions de travail au juste coût.

Beaucoup de grandes entreprises ont par ailleurs intégré une compétence achat externe dans leur process, dans le cadre de réorganisation de services ou des espaces de travail au sein d’un ensemble immobilier.

Cette démarche est souvent motivée par une recherche d’efficacité, de gain de temps et de maitrise des coûts.

Enjeux et objectifs

De l’acheteur en général, + Spécificités éventuelles acheteur intégré / acheteur externalisé

L’acheteur doit parfaitement cadrer les prestations et les coûts associés afin d’éviter tout débordement futur. A l’acheteur de définir la « bonne limite » tant pour l’entreprise cliente que pour le fournisseur interrogé.

L’objectif est de trouver la meilleure cohérence entre l’expression de besoins et l’offre fournisseur.  Il est nécessaire de s’attacher au prix mais toujours en dernier lieu après l’aspect opérationnel, qualitatif et développement durable. Ainsi, le fournisseur retenu s’impose souvent par évidence et non par défaut.

A la différence des acheteurs généralistes, un consultant spécialisé possèdera une vision claire des marchés sur lesquels il intervient, ce qui le rendra plus pragmatique, voire aussi plus crédible dans la relation avec les prescripteurs et/ou les futurs utilisateurs des prestations.

Enfin, si la neutralité se doit d’être une qualité intrinsèque à la fonction d’acheteur, le regard extérieur et la connaissance de marchés spécifiques seront les gages de la qualité et de l’efficacité de l’acheteur externalisé.

Constats actuels et dysfonctionnements

Pour bon nombre d’entreprises, la globalisation des services est une finalité dans les achats, constituant à leurs yeux la meilleure économie. Il n’existe pourtant pas de règle standard, chaque entreprise étant différente.

Une structure achat intégrée pour un cadrage optimum des coûts et des services liés aux espaces de travail peut s’avérer couteuse sur le long terme. En effet, la stabilité des acheteurs, leurs habitudes, des idées préconçues sur les marchés, l’urgence des dossiers, …, peuvent prendre le pas sur l’impartialité nécessaire à la bonne conduite des négociations. Les fournisseurs, cernant rapidement ces faiblesses, pouvant en jouer dans leurs relations et dans leurs prix.

Faire le choix de passer par un cabinet achat spécialisé par métier permettra de se poser les bonnes questions au bon moment sur une problématique donnée.

Cela peut aussi représenter une solution d’approche alternative afin d’aider acheteurs généralistes ou services achats à mieux s’organiser et être plus efficaces sur des projets connexes à leur cœur de métier.

Attention toutefois à ne pas faire d’amalgame entre les différents cabinets existants sur le marché (conseils, stratégie, formation, BET, maitrise d’œuvre, …).

L’important étant de bien choisir les compétences pour se faire accompagner dans la conception des espaces de travail tout en distinguant l’acte d’achat du processus de conception puis de réalisation.

Problématiques, les questions à se poser

L’acte d’achat doit être anticipé.

La principale règle est de prendre le temps d’identifier les besoins et la volumétrie, en questionnant et en intégrant les différentes parties prenantes du projet.

Pour des projets d’achat de mobiliers, une juste décomposition entre le produit, le transport, le montage, les garanties de SAV s’impose. Aussi est-il toujours souhaitable de « benchmarker »  les propositions faites avec des ratios jugés pertinents et l’expérience d’autres Clients. De plus, il est préférable de ne pas demander de diagnostics ou de volumétries à son fournisseur, cela le mettant dans une situation partiale de juge et parti.

Méthodes et étapes essentielles

La mission de l’acheteur consiste à assurer la cohérence entre besoin exprimé et le panel de fournisseurs interrogés.

Le cahier des charges et le contrat qui sera signé par les parties, les offres commerciales, même annexées au contrat, ne sont pas suffisamment explicites pour que l’on puisse s’y référer ultérieurement, d’autant que le processus achat fait forcement évoluer certains aspects du besoin exprimé.

–          Le prix et le service à rendre : obtenir un prix non maîtrisé conduit à un marché instable… et coûteux.

–          Les clauses contractuelles et la réalité opérationnelle

–          Une mission se structure autour de  3 étapes : phase découverte, phase négociation et phase « closing ».

Le temps des missions varie entre 4 et 6 mois entre le début du dossier et la réalisation des services par les prestataires. Certaines missions durent plus d’un an.

Chacune de ces étapes varie en fonction de l’importance des sujets. Certains marchés demanderont plus d’attention en phase amont (marchés où l’enjeu est national ou social, car une enquête peut être menée au préalable). D’autres exigeront de s’attarder pour la rédaction des pièces ; notamment en marché public. Et d’autres encore passeront plus de temps en phase négociation, surtout si les projets impliquent des investissements.

La phase « closing » est la plus constante quels que soient les marchés. Elle représente la phase de vérification des pièces  contractuelles et la bonne prise en compte des éléments auprès des opérationnels. Cette phase est importante car elle conclue la mission avec le client qui doit parfaitement comprendre son dossier afin de pouvoir en prolonger seul la gestion.

Dans le cadre de la consultation d’un cabinet achat spécialisé, un consultant évalue son temps de mission. Il varie en fonction de l’importance des sujets et objectifs à atteindre. Certaines missions sont rémunérées sur la marge dégagée, notamment lorsqu’elles concernent  des achats d’envergure nationale ou internationale.

En règle générale, le retour sur investissement pour les sociétés clientes est toujours assuré dès lors que le consultant est un véritable spécialiste de son secteur d’activité.

Les solutions

Exemple sur un marché simple de prestation de service de type propreté, gardiennage, accueil…:

 Etape « Découverte » (4,5 semaines environ) : 1 semaine pour définir le groupe de travail et l’agenda ainsi que pour rassembler les pièces (analyse des besoins, benchmark, sourcing fournisseur), 1 semaine de rédaction du cahier des charges et montage du tableur de prix, le cas échéant, 1 semaine pour la rédaction du contrat avec le cabinet achats

Etape Négociation (6 à 8 semaines): Envoi d’une lettre d’intention aux sociétés consultées, envoi des pièces dématérialisées. Analyse des réponses et des objections au contrat,  rencontre des fournisseurs, établissement d’un premier, rapport d’analyse, choix d’une short-list, soutenance, visite éventuelle de site, deuxième rapport d’analyse, choix ultime.

Etape Closing (2,5 semaines) : Vérifications des pièces, mise en place des premières réunions fournisseurs avec le client. Cette dernière étape peut aussi servir à élaborer un marché de suivi.

Eléments clés, chiffres

Une mission basique d’un cabinet spécialisé se chiffre entre 800 et 1000 euros la journée de travail ; un dossier « standard » prenant entre 15 et 20 jours réels de travail. Des missions plus importantes pouvant nécessiter plus de 2 mois de travail.

Il existe 3 manières de facturer des honoraires de consultation achats :

– prise en charge par le prestataire retenu qui aura comme toutes les sociétés consultées signé une lettre d’intention au préalable et intégré ces honoraires dans leurs coûts.

– prise en charge directe par le client

– mission au fees/CA : honoraires calculés sur l’économie générée.

Développement durable

L’achat de bien ou de service dans les espaces de travail doit systématiquement intégrer les items RSE/RSO dans ses cahiers des charges. Ces items devront être validés auprès d’un consultant certifié ADEME.

Les achats ayant un rapport direct avec l’immobilier devront prendre en compte les démarches en vigueur (HQE, bail vert, Iso 26000…). Ils devront privilégier les solutions concrètes et mesurables adaptées à chaque site.

Pour en savoir plus sur le Guide édité par Génie des Lieux

La fonction Achat au cœur de la démarche de responsabilité sociétale.