Etude d’opportunité et externalisation des Services Généraux (DET)

L'importance d'un CCp spécifique pour le pilotage

Mis en ligne le : 5 juin 2014

Jaicost a été mandaté pour réaliser une étude et accompagner son client, un acteur privé, dans la rédaction du cahier des charges de l'externalisation des Services généraux. Cette mission avait pour objectif de transférer l’ensemble des salariés de la Direction de l'environnement de travail (DET), une entité économique autonome, vers un opérateur de Facility management.

Externalisation des Services Généraux (DET) © Valerijs Kostreckis - Fotolia.com
Externalisation des Services Généraux (DET) © Valerijs Kostreckis - Fotolia.com

Les services généraux fonctionnaient comme des «centres de coût» et délivraient à l’entreprise des services majoritairement réalisés en interne. Cette étude visait à étudier la faisabilité d’externaliser  afin que l’entreprise se « recentre sur son cœur de métier ».

Le client a souhaité capitaliser sur un déménagement de l’ensemble de ses effectifs pour redéfinir sa stratégie liée à l’environnement de travail des collaborateurs. Il a souhaité formaliser à travers un contrat de mission performant, les prestations de services aux occupants et services aux bâtiments.

Ces prestations comprennent :

  • Le pilotage des prestations liées à l’exploitation
  • Les métiers techniques : travaux de second œuvre, maintenance et exploitation des installations techniques, surveillance humaines, contrôles réglementaires, gestion des fluides, gestion des déchets
  • Les métiers de services aux occupants : space planning, accueil et  standard, conciergerie, Factotum, coursiers, restauration, parc de véhicules, plateaux repas, distribution automatique, espaces verts, décoration florale, reprographie, archivage, voyages
  • L’approvisionnement des fournitures et des consommables relatives aux prestations à assurer.

Les bénéfices

Les bénéfices d’une opération d’externalisation  peuvent être classés en 3 catégories : financiers, environnementaux et sociaux.

Sur un plan financier

De manière générale, le Facility Management permet de faire des économies, notamment sur les frais immobiliers – en optimisant l’espace disponible pour obtenir une diminution du nombre de mètres carrés utilisés – mais également sur les frais « fixes » liés à l’énergie, aux taxes, à l’entretien et au nettoyage du bâtiment.

Sur un plan environnemental

Aujourd’hui, la grande majorité des entreprises conçoivent  les enjeux environnementaux sous deux dimensions, au delà de la « contrainte nécessaire » :

– par l’identification des gains générés par une meilleure prise en compte de l’environnement : maitrise des dépenses énergétiques, récupération et valorisation des déchets, responsabilisation des résidents

– mais aussi par l’identification des risques que fait courir à l’entreprise la non-prise en compte de l’environnement  : amendes, travaux de mise en conformité, image de marque …

Sur un plan social

Ce point est capital dans la conception et la mise en place d’un projet en Facility Management.  Les entreprises ont encore trop souvent tendance à surestimer les impacts techniques, organisationnels et financiers de leurs opérations et à négliger les problèmes sociaux qui vont se poser.,

Sans l’adhésion des Managers, mais également des collaborateurs de l’entreprise, un tel projet ne peut être correctement mené.

Au-delà des aspects financiers et environnementaux, le bien-être du personnel est également un axe sur lequel nous nous appuyons car nous sommes convaincus qu’il est garant d’une meilleure rentabilité.

Pour le personnel directement concerné par les activités liés à l’environnement de travail mais aussi pour tout collaborateur de l’entreprise, la qualité de vie sur le lieu de travail est un facteur d’efficacité reconnu.

 

Valeur ajoutée de Jaicost pour cette mission

Grâce à sa méthodologie, le consultant Jaicost peut décomposer les prix et avoir des bordereaux performants qui permettent d’organiser une réversibilité de  tout ou partie des services sous-traités si cela s’avère nécessaire.

Les opérations d’externalisation ne sont pas neutres au plan des ressources humaines. Jaicost apporte un soin particulier au volet humain qui est toujours extrêmement délicat à gérer, pour la société qui externalise ainsi que pour le prestataire de services.

Le conseil du consultant :  « Nos rédigeons toujours un cahier des charges dédié au pilotage de la prestation.  C’est primordial  ! Sans pilotage il ne peut y avoir de prestation répondant aux besoins et à leur nécessaire évolution. Durant la vie du contrat, l’organisation, le management, les moyens financiers et humains du donneur d’ordres évoluent. Il faut donc disposer de bons  indicateurs et  de  systèmes  de  remontées d’informations efficaces pour analyser les défaillances constatées, les améliorations réalisées, les optimisations possibles, la qualité des services rendus…. Et le cahier des charges doit donc prévoir des revues de contrat régulières »

 

Vous envisagez une réflexion de mutualisation des services aux occupants et/ou aux bâtiments ?  Contactez nous.

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Parole d’expert : « Rédiger un cahier des charges multiservice », par Xavier Jibidar, Associé Jaicost Dossier Arseg Info N°238, mars 2014

 

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