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Identifier la bonne stratégie d’allotissement et sélectionner les opérateurs de service pour garantir une gestion optimale de mes prestations en Facility Management (multiservices et multitechniques)

Vos attentes

Le Facility Management couvre à la fois les services aux occupants et les services aux bâtiments. Points névralgiques de l’entreprise, ce sont des services indispensables à son fonctionnement et qui nécessitent d’être anticipés avec soin si l’on veut bien les acheter et bien les gérer dans la durée.

Nos solutions

Assistants à maîtrise d’ouvrage en achats multiservices et multitechniques, nous vous aidons à :

  • Élaborer la bonne stratégie d’allotissement des services, ou comment réaliser le meilleur achat au meilleur coût, avec quels types d’intervenants
  • Rédiger votre cahier des charges et piloter la consultation, en vous conseillant dans la sélection des prestataires adaptés
  • Veiller à la bonne mise en place des prestataires retenus et à la qualité des services achetés en phase de consultation pour vous garantir une qualité de service optimale.

Vous cumulez ainsi les bénéfices des spécificités techniques d’entreprises spécialisées, capables de respecter les budgets alloués dans les délais impartis, et la sécurité d’un AMO qui assure une coordination globale en créant et pilotant l’équipe projet, en veillant sur vos intérêts à chaque étape de la mission, et en garantissant un fonctionnement optimal.

Les JAICOST

Nos expériences passées, notre veille constante et nos capacités d’adaptation nous permettent de répondre à toutes les problématiques et d’imaginer les solutions qui serviront au mieux vos intérêts. A chaque nouvelle mission, nous nous fixons comme objectif de répondre à vos impératifs dans les délais, même les plus ambitieux. Nous souhaitons être un partenaire fiable sur qui vous pouvez compter, sur un volet économique bien sûr, mais également pour des projets nécessitant un accompagnement en conduite du changement.

Cas clients

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Le Brief

JAICOST a été mandaté par La Redoute, leader français de la vente par correspondance, pour mener son appel d’offres de Total Facilities management (TFM), pour ses locaux tertiaires et sa nouvelle et très innovante plateforme logistique.

Durée de la mission : 7 mois

Solutions

  • Définition du besoin en prestations de facility management (multiservices et multitechniques couvrant plus de 30 métiers différents)
  • Élaboration de la liste des entreprises à consulter et présélection
  • Gestion du processus d’appels d’offres (DCE, CCAP, projet de contrat…)
  • Coordination des visites de sites et soutenances des soumissionnaires
  • Participation à l’établissement des tableaux comparatifs des offres (TCO) et à la recherche d’économies possibles
  • Accompagnement de notre client dans les négociations de ses achats
  • Gestion de la rédaction des contrats de prestations.

Bénéfices

  • Disposer de dossiers de consultation documentés
  • Disposer des synthèses des offres fournisseurs (dossiers et soutenances)
  • Avoir des recommandations argumentées sur le choix des fournisseurs, avec matrices de décisions
  • Avoir su créer un cahier des charges liant un bâtiment tertiaire et un entrepôt logistique au sein d’un même contrat multiservices et d’un même contrat multitechniques
  • Bénéficier d’un pilotage AMO efficace, avec des points de cadrage réguliers à divers jalons du projet et un respect total des délais impartis.
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L'innovation JAICOST

  • Permettre à de nouveaux entrants sur le marché du multiservice de prendre la gestion des activités en groupement avec un mainteneur spécialisé dans les secteurs tertiaires et industriels.
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Le Brief

La direction France du groupe Cdiscount a décidé de regrouper plusieurs sites au niveau du nouveau siège social. Souhaitant profiter de cette opportunité pour mutualiser certains services présents notamment dans les bureaux régionaux et l’entrepôt logistique de Cestas, CDiscount a mandaté JAICOST pour l’aider à définir sa stratégie d’allotissement et contractualiser l’ensemble des services aux occupants et des services aux bâtiments de son nouveau siège social.

Durée de la mission : 3 mois

Solutions

Notre intervention a porté sur la mise en place d’une approche multiservices et multitechniques des prestations de nettoyage, gestion des déchets, gestion des espaces verts, télésurveillance, sécurité-incendie et contrôle réglementaire.

  • Élaboration d’un dossier de consultation intégrant plusieurs volets : pilotage, indicateurs de niveaux de services, métiers de services, métiers techniques
  • Définition d’indicateurs de suivi des demandes et de disponibilité des services
  • Mise en place d’un outil de reporting pour le suivi des prestations
  • Mise en place d’un contrôle qualité (SLA, KPI, enquête de satisfaction…)
  • Mise en place d’un suivi budgétaire analytique.

Bénéfices

    • Optimiser ses coûts de prestations grâce à l’exploitation des synergies possibles, la mise en place d’un plan d’amélioration continu…
    • Contrôler les coûts des prestations
    • Simplifier la gestion courante des services généraux
    • Améliorer la qualité de service, et donc accroître la satisfaction des utilisateurs
    • Faciliter la collaboration avec les fournisseurs.
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L'innovation JAICOST

  • La standardisation du dispositif de contractualisation et la mise en place d’un outil de suivi de la réalisation de l’ensemble des engagements des prestataires de services.
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Le Brief

La direction France du groupe DDB a souhaité externaliser la totalité de ses services généraux pour réaliser une prestation Full Facilities Management. L’objectif recherché était de flexibiliser totalement les coûts et les prestations de services aux occupants de leur nouveau siège social à Paris.

Durée de la mission : 8 mois

Solutions

  • Élaboration d’une cartographie des services aux occupants et aux bâtiments recouvrant 17 métiers historiquement gérés ou effectués par les services généraux
  • Définition et animation du groupe projet constitué de la directrice générale, du directeur administratif et financier et de la direction des ressources humaines
  • Élaboration d’un dossier de consultation intégrant plusieurs volets : pilotage, indicateurs de niveaux de services, métiers de services, métiers techniques.

Bénéfices

  • Déployer une organisation ad hoc au niveau du nouveau siège social parisien
  • Intégrer des services innovants à moindre coût
  • Externaliser la totalité de l’équipe (8 personnes) auprès d’un prestataire de service
  • Intégrer les plans de progrès dans le contrat pluriannuel.
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L'innovation JAICOST

  • S’agissant d’une externalisation totale de la Direction de l’environnement de travail, JAICOST a intégré une expertise RH dans le traitement de ce dossier afin de donner un poids prépondérant à la dimension sociale dans les critères d’attribution du marché.

Autres objectifs

Repenser stratégiquement mes services aux occupants

Disposer d’une expertise Achats orientée projets

Sélectionner des prestataires d’Hôtellerie d’entreprise

Diagnostiquer votre performance opérationnelle

Réussir son emménagement dans des nouveaux locaux